Rekisteriseloste
Fysio Meri -toiminimen rekisteriseloste 5/2019 koskien fysioterapiapalveluita
Tämä rekisteriseloste on laadittu 6.5.2019 (ja päivitetty 16.2.2024) ja on voimassa toistaiseksi.
Yrityksen tiedot:
Y-tunnus: 2478860-5
Email: fysiomeri@gmail.com
Puh. 040 9366 982
Osoite: Kontiotie 26 Aa 01450 Vantaa
Tietosuojavastaava: Meri Saarinen (tiedot samat kuin yllä).
Ylläpidän seuraavia rekistereitä:
Potilas-/asiakasrekisteri Kontiotiellä Tmi Fysio Merin toimistotiloissa: rekisteri on manuaalinen ja papereita säilytetään lukollisessa palosuojalaatikossa. Fysioterapian osalta noudatan potilastietolakia tietojen säilytyksessä. Potilaskäynnit kirjaan manuaalisesti ja säilytän niitä sekä muita tarvittavia dokumentteja (esim. SV3FM-lähetteet, maksusitoumukset) potilastietolain mukaan 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Kerään vain tarvittavat tiedot; asiakkailta nimi, (hetu fysioterapia-asiakkailta), puhelinnumero, sähköposti ja tarvittaessa osoite, mikäli tarvitsee lähettää laskun tai muita dokumentteja postitse. Henkilötietoja voidaan jakaa ulkopuolelle niissä erityistapauksissa, jotka on sovittu yhdessä asiakkaan/potilaan kanssa ja ne kuuluvat terapiaan (esim. terapiapalaute tai lausunto maksajataholle). Muiden kuin fysioterapia-asiakkaiden tiedot poistetaan manuaalisesta arkistosta, kun asiakassuhde yhdessä sopien päättyy. Paperikortiston dokumenttien hävitys tapahtuu silppuamalla dokumentit.
Puhelimen ja sähköpostin yhteystietorekisteri: Säilytän puhelimessani sekä sähköpostissani vain niiden asiakkaiden yhteystietoja, joiden kanssa olen ollut em. laitteilla yhteydessä. Puhelimessani säilytän vain nimen ja puhelinnumeron, ja sähköpostin puolella nimen ja sähköpostiosoitteen. Puhelimessa ja muissa käyttämissäni laitteissa on ajantasainen toimiva tietoturvaohjelma ja laitteille pääsee vain tietosuojavastaava salasanan kautta.
Laskutusrekisteri: Laskutan asiakkaita pääosin sähköisesti. Nämä PDF-muodossa olevat laskut säilytän pilvitallennuksessa, johon vain tietosuojavastaavalla on pääsy salasanan kautta. Laskut toimitetaan lisäksi kirjanpitäjälle sähköisinä kirjanpitoa varten. Laskuissa asiakkaasta riippuen löytyy vähintään asiakkaan nimi ja sen lisäksi osalla myös osoite, sähköpostiosoite tai yrityksen nimi ja y-tunnus, mikäli asiakas on yritys.
Miksi kerään sinusta tietoa:
Asiakassuhteen hoitaminen (vastaanotto, valmennukset, koulutukset, jne.)
Palveluiden tuottaminen (fysioterapia, valmennus, koulutukset jne.)
Laskutus
Yhteydenottopyyntöihin vastaaminen
Oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen (mm. Potilastietolain noudattaminen)
Kaikille em. rekistereille yhteiset tiedot:
Kerään eri rekistereihin vain tarpeelliset henkilötiedot asiakkaista. Asiakkailla on oikeus kysyä, mitä tietoja hänestä löytyy eri rekistereistä. Mikäli ei ole muuta pakottavaa estettä säilyttää henkilötietoja (esim. velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineistoa tai potilasarkiston tietoja Potilastietolain mukaan), tietosuojavastaava poistaa henkilötiedot asiakkaan toivomalla tavalla. Mikäli asiakas havaitsee henkilötiedoissaan virheitä, hän voi ilmoittaa siitä tietosuojavastaavalle, joka korjaa viipymättä tiedot. Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Mikäli henkilötietoja käsitellään normaalisti rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla tästä yllä mainitulle tietosuojavaltuutetulle.
Tietojen luovuttaminen ja 3. osapuolien vastuu: Tmi Fysio Meri ei luovuta henkilötietoja millekään ulkopuoliselle taholle, ei myöskään EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Kolmansien osapuolien (esimerkiksi webhotellituki) kohdalla nämä yritykset ovat omalla rekisteriselosteellaan sitoutuneet säilyttämään asiakkaittensa tiedot suojassa omassa järjestelmässään, eivätkä jaa heidän asiakkaidensa (joka tässä on Fysio Meri) heidän järjestelmässään olevia henkilötietoja ulkopuolisille.
Fysio Meri voi sellaisissa tilanteissa luovuttaa henkilötietoja asianmukaisille viranomaisille, mikäli tämä on tarpeen soveltuvan lain tai määräyksen noudattamiseksi.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Meri Saarinen
Puh. 040 9366 982